Hantering av personuppgifter

Information om behandling av personuppgifter utifrån Allmänna dataskyddsförordningen, GDPR, inom Brf Björklången.

1.      Syfte

Syftet med de olika register som föreningen har är utifrån lagstadgat krav, hantera förvaltningen av föreningen och/eller för att kunna komma i kontakt med medlemmar i BRF Björklången.

2.      Förklaringar

Förkortningen bri står för bostadsrättsinnehavare och omfattar samtliga medlemmar i Bostadsrättsföreningen Björklången, nya som gamla. Där det hänvisas till styrelsen så avses vid var tid aktuell styrelse för Brf Björklången. Sveriges bostadsrättcentrum (SBC) är föreningens ekonomiförvaltare. Hyresgäst är person som, efter beviljad ansökan till styrelsen om andrahandsupplåtelse, är hyresgäst hos en bri. Dropbox och Google Drive är molnlagringstjänster som styrelsen använder som arbetsplattform. One.com är ett web-hotell som styrelsen använder för hantering av e-post och hemsida. DinBox.se används för administration av namntavlorna i portarna och bokningssystem.

3.      Aktuella register

Föreningen hanterar följande register:

a. Förteckning över bostadsrättsinnehavare
Typ: Lagstadgad lista över bri.
Innehåller: De uppgifter som krävs enligt lag.
Placering: Sköts av SBC via biträdesavtal med Brf Björklången.
Spridning: Styrelsen samt SBC enligt biträdesavtal.
Rensas: Enligt lag av SBC

b. Kontaktpersonlista
Typ: Frivillig 
Innehåller: Lista för de medlemmar som önskar ange anhörig som kan kontaktas i nödfall. Listan innehåller bri:s namn, portnummer och våningsplan, namn på den anhörige/a som bri har anmält, om anhörig har nyckel eller inte, och telefonnummer.
Placering: Pärm på föreningsexpeditionen och i Dropbox
Rensas: När bri meddelar att den inte är aktuell längre eller om bri avslutar sitt medlemskap i föreningen.

c. Medlemsförteckning
Typ: Vissa uppgifter är enligt lagstadgad och vissa är kontaktuppgifter.
Innehåller: Lagstadgad samling av uppgifter samt kontaktuppgifterna telefonnummer och/eller e-postadress. För varje lägenhet listas;

  • portnummer och våningsplan,
  • föreningens och Skatteverkets lägenhetsnummer, 
  • om lägenhet ägs av kommun, 
  •  om lägenheten har beviljats tillstånd till andrahandsupplåtelse, 
  • namn på bri, 
  • förrådsnummer som är kopplat till lägenheten, dess placering och om föreningens hänglås är satt på förrådet
  • om matförråd är kopplat till lägenheten anges förrådets nummer, dess placering och om föreningens hänglås är satt på förrådet, 
  • hyr bri extra förråd, garage och/eller parkeringsplats anges dess nummer,
  • lägenhetens ytstorlek i kvadratmeter, 
  •  datum för överlåtelse,
  • datum för när kontaktuppgifter uppdaterades.
  • telefonnummer till bri, 
  • e-postadress till bri, 

Placering: Dropbox 
Spridning: Styrelsen
Rensas: Punkterna namn på bri, telefonnummer till bri och e-postadress till bri uppdateras i aktuell medlemsförteckning kontinuerligt vid överlåtelse. Kopia på medlemsförteckning sparas regelbundet och rensas aldrig.

d. Lägenhetsregister
Typ: Lagstadgad
Innehåller: Överlåtelsehandlingar och medlemsansökningar.
Placering: I pärmar i styrelserummet samt i föreningens arkiv.
Spridning: Styrelsen och revisorer
Rensas: Aldrig

e.  Felanmälan
Typ: Frivillig 
Innehåller: Lista över gjorda felanmälningar i fastigheten med namn på den som lämnat felanmälan och dennes telefonnummer och/eller e-postadress, vad felanmälan avser och dess åtgärd samt datum för de olika händelserna
Placering: Google drive
Spridning: Styrelsen och fastighetsskötare
Rensas: Aldrig

f. E-post
Typ: Frivillig
Innehåller: E-postadresser och annan information som bri har angett i e-post och som har blivit känd för styrelsen, till exempel via e-postkommunikation.
Placering: E-postserver via One.com
Spridning: Styrelsen
Rensas: Aldrig

g. Protokoll
Typ: Lagstadgad
Innehåller: Arkivering av protokoll i form av word- och/eller PDF med namnuppgifter samt uppgifter kring olika händelser.
Placering: SCB, Dropbox och i pärmar i styrelserummet samt föreningens arkiv.
Spridning: Styrelsen och revisorer
Rensas: Aldrig

h. Andrahandsupplåtelse
Typ: Lagstadgad
Innehåller: Lista över andrahandsupplåtelser med port- och våningsnummer, lägenhetsnummer, namn på bri, namn och telefonnummer till andrahandshyresgästen, start- och slutdatum för beviljad/e period/er, totalt uthyrd tid, skäl till uthyrning, datum när upplåtelsen är beviljad. 
Placering: Dropbox. Ansökningshandlingar finns i pärmar i styrelserummet samt föreningens arkiv.
Spridning: Styrelsen
Rensas: Vid överlåtelse. 

i. Arvodesfördelning
Typ: Frivillig
Innehåller: Lista över styrelsens fördelning av arvode med personlig information i form av namn, personnummer och bankkontonummer.
Placering: Google Drive
Spridning: Styrelsen och revisorer
Rensas: Vart femte år

j. Hemsidan
Typ: Frivillig
Innehåller: Lista på fotografi, namn, telefonnummer och e-postadress till styrelsemedlem samt namn till valberedning.
Placering: Hemsidan som hanteras via web-hotell.
Spridning: Öppen
Rensas: Varje år

k. Hemsidan
Typ: Lagstadgad
Innehåller: Inskannade protokoll och handlingar som avser föreningsstämmor. Innehåller uppgifter som antecknats i årsmöteshandlingar såsom namn på stämmofunktionärer, namn på styrelsen och revisorer samt motionärer.
Placering: Hemsidan som hanteras via web-hotell.
Spridning: Öppen
Rensas: Aldrig

l. Namntavlor och bokningssystem
Typ: Frivillig
Innehåller: Data för visning av namn på elektroniska namntavlor i portarna, utgivna taggar för bokningssystem samt bokningsinformation vid bokning av föreningslokal och tvättstugor.
Placering: DinBox.se
Spridning: Namntavlor är öppen, bokning av tvättstuga och föreningslokal är synligt för personer med inloggning, styrelsen för administration.
Rensas: Varje år

4.      Uppgifter som behandlas

De uppgifter som kan hanteras enligt lag är;

  • namn på bri och personnummer,
  • portnummer och våningsplan, 
  • föreningens och Skatteverkets lägenhetsnummer 
  • om lägenhet ägs av kommun, 
  • om lägenheten har beviljats tillstånd till andrahandsupplåtelse, 
  • förrådsnummer som är kopplat till lägenheten, förrådets placering och om föreningens lås sitter på matförrådet, 
  • om matförråd är kopplat till lägenheten anges dess nummer, dess placering och om föreningens lås sitter på matförrådet,
  • hyr bri extra förråd anges dess nummer och personnummer
  • hyr bri garage eller parkeringsplats anges dess nummer och personnummer,
  • lägenhetens ytstorlek i kvadratmeter, försäljningspris, datum för överlåtelse, lånenummer och datum för pantsättning
  • för personer som får arvode registreras bankkontonummer.

För att styrelsen ska kunna ha kontakt med bri;

  • telefonnummer till bri,
  • e-postadress till bri.

5.      Kontaktuppgifter

Föreningens personuppgiftsansvarig är den som för var tid är föreningens ordförande. Om styrelsen beslutar om annan personuppgiftsansvarig protokollförs det vid konstituerande möte eller vid ett styrelsemöte. Beslutet gäller fram till nästa ordinarie föreningsstämma. Om alternativ personuppgiftsansvarig avgår innan nästa ordinarie föreningsstämma återgår ansvaret till ordförande. Kontaktuppgifter till föreningens ordförande finns anslaget i alla portar.

6.      Utdrag ur register

Person som förekommer i ovanstående register har rätt att ta del av vad som finns registrerat och kan begära ut information genom att kontakta ordförande.

7.      Rättelse

Om register innehåller felaktig personuppgift om den registrerade har denne rätt att få uppgiften rättad.

8.      Rätt att få personuppgifter raderade 

För personuppgift som lämnats kan den registrerade när som helst begära skriftligt att den ska raderas. Observera att vissa personuppgifter inte kan raderas, som till exempel tidigare ägarskap, om de styrs av lag som till exempel Lag om ekonomiska föreningar. Bankkontonummer för utbetalade arvoden kan ej tas bort.

9.      Skyddsåtgärder

Föreningens hantering av uppgifter enligt ovan vilar på arbetsbiträdesavtal med SBC, och via användaravtal hos Dropbox, One.com, och Google Drive angående lagen om Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Vem som har tillgång till personuppgifter i de olika register som föreningen hanterar finns beskrivet här ovan i anslutning till respektive register.